Конец года — самое время навести порядок в личных и корпоративных файлах, — Наталья Бачурина, директор по развитию компании «Технополис»
Что где валяется и когда все это кончится?
— Даже в небольшой компании за год может скопиться не одна тысяча файлов самого разного содержания. Их версии могут находиться где угодно: в почте, на сервере, компьютерах. Иногда найти нужный файл бывает настолько трудно, что проще сделать все заново.
А почему так вышло-то? Что у вас, средств нет?
Порядок зависит не столько от регулярности приборки, сколько от наличия структуры хранения. Принципы организации любого пространства одинаковы: каждой вещи или информации требуется свое место. Незачем точно помнить, где лежит конкретный документ, но необходимо знать, к какой группе он относится, и не жалеть дополнительных секунд на правильное наименование и сохранение в нужную папку.
От этой картины на стене очень большая польза
Как выглядит экран вашего рабочего стола? А экраны сотрудников? Частенько количество файлов на экране в конце рабочей недели обратно пропорционально личной эффективности.
Мне нравится техника пустого инбокса. После завершения работы пустым должно быть все рабочее пространство. Лишнее — удалено. Полезное — сохранено.
Странная у вас какая-то настроечная таблица
Важная задача руководителя — классификация информационных ресурсов, категорий пользователей и прав доступа. В зависимости от размера организации эта структура может быть зафиксирована в «Информационной политике» или просто создана перечнем папок с разграничением доступа.
Удобнее всего систематизировать документы, находящиеся в общем пространстве — корпоративном облаке. Например, в Office 365 документы доступны с любых устройств, при этом вы полностью управляете доступом к каждому файлу, можете легко создавать группы пользователей и общее файловое пространство для них.
Совместный труд, для моей пользы, он объединяет
Больше не нужно пересылать файлы по почте, рискуя потерять контроль последней версии. Можно редактировать единую версию документа, доступную всем вовлеченным в работу сотрудникам. При наличии облака локальное хранение файлов теряет всякий смысл. Все, что относится к работе, гораздо безопаснее создавать и хранить в облаке.
А теперь я вдвое счастливей стану!
Следующий шаг при наведении порядка — выделение бизнес-критичной информации и организация ее резервного копирования. Защитите от потери, проникновения шифровальщиков и прочих рисков: базы данных учетных программ, СRМ, сайт компании, документальные архивы. Лучше, чтобы резервные копии хранились за пределами организации, например, в облаке Azure.
Вот если мы холодильник напрокат берем, он чей?
А мороз, который он вырабатывает? Облачные сервисы — удобный способ сэкономить на вложениях в инфраструктуру и выровнять финансовые потоки, переведя капитальные затраты в операционные.
До чего техника дошла!
«Технополис» является провайдером облачных сервисов Microsoft и предлагает:
- общее файловое хранилище как часть MS Office 365, от 312,4 руб./мес. за пользователя;
- служба резервных копий Microsoft Azure Backup, от 6 000 руб./год.
10.01.2017
