Цена забытых чеков
— Казалось бы, что сложного в выдаче денег под отчёт? Но именно здесь скрываются одни из самых коварных налоговых рисков. Если сотрудник не отчитался и не принёс чеки — эти деньги автоматически становятся его доходом. Для сотрудника это внезапный НДФЛ, а для директора, который так и не дождался документов, — лишние налоги, взносы и вопросы от налоговой. Особенно острым риск становится, когда деньги получает сам руководитель: инспекторы часто трактуют такие суммы как скрытую зарплату или дивиденды.
Что говорит закон? По закону сотрудник обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или истечения срока выдачи денег (п. 1 ст. 9 ФЗ «О бухучете», Указание Банка России № 3210-У). Минфин в письме от 19.08.2019 № 03-04-06/62589 подтверждает: не отчитался — значит, деньги стали доходом. Пример расчёта: директор получил под отчет 100 000 руб., но не отчитался и не предоставил оправдательные документы. Компания обязана удержать НДФЛ (13%) и начислить страховые взносы (30%) — это доначисление в размере 43 000 руб. Общая нагрузка на компанию составит 143 000 руб.
И это только начало. Если налоговая обнаружит нарушение, можно получить штрафы, которые увеличат сумму 20–40% от неуплаченной суммы — за непредставление авансового отчёта и неуплату налогов (ст. 120, 122 НК РФ); 20% от суммы налога — за неудержание НДФЛ (ст. 123 НК РФ); 1 000 руб. за каждый месяц — за непредставление 6-НДФЛ (ст. 126.1 НК РФ); 5 000–20 000 руб. — административный штраф на должностное лицо за неподтверждение расходов (ст. 15.11 КоАП РФ). Пять шагов, которые защив разы:
- 20–40% от неуплаченной суммы — за непредставление авансового отчёта и неуплату налогов (ст. 120, 122 НК РФ);
- 20% от суммы налога — за неудержание НДФЛ (ст. 123 НК РФ);
- 1 000 руб. за каждый месяц — за непредставление 6-НДФЛ (ст. 126.1 НК РФ);
- 5 000–20 000 руб. — административный штраф на должностное лицо за неподтверждение расходов (ст. 15.11 КоАП РФ).
Пять шагов, которые защитят вас
- Издайте приказ на выдачу подотчётных сумм — это ваша юридическая защита.
- Заключите договор о материальной ответственности с сотрудником, особенно если суммы крупные.
- Заведите реестр подотчётников с датами выдачи, суммами и статусом отчётов — контроль это половина успеха.
- Проверяйте каждый чек: наименование продавца, ИНН, дата, сумма (ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
- Не дождались отчёта? Удержите НДФЛ из зарплаты сотрудника (ст. 226 НК РФ). Если зарплаты не хватает — письменно уведомите и сотрудника, и налоговую.
Мы — гарантия честности и открытости вашего бизнеса
Налоговая любит порядок. Специалисты «Бухфинанс» с 20-летним опытом помогут наладить учет подотчётных сумм, чтобы вы не переплачивали налоги и не паниковали из-за проверок. А если проверка уже идёт — соберем всё документы и защитим ваши интересы. Проведём анализ вашей финансово-хозяйственной деятельности и предложим пути оптимизации затрат. Ваш бизнес заслуживает спокойствия. Мы — гарантия честности и открытости вашего бизнеса!
